Quanto tempo você leva para organizar a sua caixa de e-mails? Pesquisa realizada pela empresa Triad PS, multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, aponta que o brasileiro gasta, em média, 3 horas diárias para ler, classificar e responder os seus e-mails. Repetir esta tarefa todos os dias, por horas a fio, pode ser estressante e prejudicar a produtividade. É o que indica outro estudo, desta vez realizado pela Universidade Católica de Louvain, Bélgica.
Segundo a professora responsável pela pesquisa, Caroline Sauvahol-Rialland, o excesso de informação em geral acarreta riscos sociais e psíquicos para os empregados e empobrece a empresa. "O e-mail, sem dúvida, é uma das tecnologias recentes que mais domina a vida das pessoas. O problema é que ele também virou um vício. Para muitos, ficar sem e-mail por algumas horas dá tremedeira no corpo, quase um processo de abstinência. Nas empresas, ele se tornou o maior ladrão corporativo da produtividade", afirma o CEO da Triad PS, Christian Barbosa.
O especialista considera que o bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo. "A capacidade de lidar com as interrupções é um exercício diário de assertividade e objetividade. Isso é uma questão de sabedoria na gestão do seu tempo", diz ele.
O e-mail tem um papel importante na rotina de trabalho da jornalista Nidia Klein, de Porto Alegre. Gestora da equipe de Atendimento da Grafia, agência de inteligência digital, ela se comunica com colegas, clientes e fornecedores essencialmente através desta ferramenta.
Em média, são cerca de 400 novas mensagens diárias na caixa de entrada de Nidia, que gerencia uma equipe de seis profissionais que juntos, atendem a 13 clientes. "Além disso, tem comunicação com as áreas internas da agência, onde tratamos de assuntos desde reuniões até estratégias de comunicação. Quase todo esse trabalho é feito por meio de um fórum que é realizado através de e-mail. As conversas ficam armazenadas dentro de um único tópico, o que facilita o seu acesso depois", explica.
Uma ideia que a gestora adota é a utilização de marcadores coloridos para indicar a prioridade de cada assunto. "As cores me ajudam a visualizar a importância de cada mensagem". Outra dica é, logo ao abrir os e-mails, começar pelos mais antigos. "Não começo pelo topo, para priorizar clientes que fizeram contato primeiro. Além disso, vou encaminhando as mensagens para as pastas relacionadas. Caso necessitem de retorno, marco como não lidas. E as mais importantes coloco uma estrela do lado", cita ela. O usa das ferramentas digitais, entretanto, não exclui os meios tradicionais. Nilda não dispensa um velho conhecido: "Anoto as demandas mais importantes em um caderno. Preciso enxergar a minha pauta no papel", diz a jornalista.
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5 Dicas para Organizar mensagens no Gmail
1 - Use marcadores
Suponhamos que você receba mensagens da família, dos amigos e dos colegas de trabalho, além de newsletters sobre vários assuntos. O primeiro passo para organizá-las é criar um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem. Para isso, basta clicar no botão Marcadores, logo acima da lista de mensagens e selecionar a opção Criar Novo. Depois, digite um nome como “Família” ou “Amigos”. Para atribuir um marcador já existente a uma mensagem que está sendo visualizada, basta acionar o botão Marcadores e escolher o rótulo a ser aplicado. Note que o Gmail vai listar os marcadores na coluna esquerda, abaixo do botão Escrever E-mail. Clicando num deles, somente as mensagens que contêm aquele marcador serão exibidas. Assim, fica fácil, por exemplo, visualizar apenas as mensagens enviadas pelos colegas de trabalho ou pela família.
2 - Acerte as cores
É bastante mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um deles tiver uma cor diferente. Vamos colori-los. O Gmail lista os marcadores na coluna esquerda. Posicionando o cursor do mouse sobre um deles, aparece, à direita, um botão com uma setinha para baixo. Clique nele para abrir um menu que permite escolher o aspecto do marcador e outros detalhes.
3 - Arquive para despoluir
Em alguns casos, é suficiente classificar as mensagens com marcadores para que a caixa Entrada fique visualmente organizada. Mas é possível que você receba muitas mensagens que quer tirar do caminho para não poluir a lista. Se você não quiser apagar essas mensagens (elas podem ter alguma informação útil que vale a pena guardar), uma solução é usar o botão Arquivar, no alto da página. A conversa toda some da lista, mas permanece no servidor do Gmail. Ela ainda pode ser encontrada pelo mecanismo de busca ou clicando em Todas as Mensagens na coluna esquerda.
Suponhamos que você receba mensagens da família, dos amigos e dos colegas de trabalho, além de newsletters sobre vários assuntos. O primeiro passo para organizá-las é criar um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem. Para isso, basta clicar no botão Marcadores, logo acima da lista de mensagens e selecionar a opção Criar Novo. Depois, digite um nome como “Família” ou “Amigos”. Para atribuir um marcador já existente a uma mensagem que está sendo visualizada, basta acionar o botão Marcadores e escolher o rótulo a ser aplicado. Note que o Gmail vai listar os marcadores na coluna esquerda, abaixo do botão Escrever E-mail. Clicando num deles, somente as mensagens que contêm aquele marcador serão exibidas. Assim, fica fácil, por exemplo, visualizar apenas as mensagens enviadas pelos colegas de trabalho ou pela família.
2 - Acerte as cores
É bastante mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um deles tiver uma cor diferente. Vamos colori-los. O Gmail lista os marcadores na coluna esquerda. Posicionando o cursor do mouse sobre um deles, aparece, à direita, um botão com uma setinha para baixo. Clique nele para abrir um menu que permite escolher o aspecto do marcador e outros detalhes.
3 - Arquive para despoluir
Em alguns casos, é suficiente classificar as mensagens com marcadores para que a caixa Entrada fique visualmente organizada. Mas é possível que você receba muitas mensagens que quer tirar do caminho para não poluir a lista. Se você não quiser apagar essas mensagens (elas podem ter alguma informação útil que vale a pena guardar), uma solução é usar o botão Arquivar, no alto da página. A conversa toda some da lista, mas permanece no servidor do Gmail. Ela ainda pode ser encontrada pelo mecanismo de busca ou clicando em Todas as Mensagens na coluna esquerda.
4 - Use o comando Mover
Se você recebe um volume grande de correspondência, pode ser mais interessante usar o botão Mover, que também fica acima da lista de mensagens, em vez de arquivar. Além de tirar o item da caixa Entrada sem apagá-lo, o comando Mover aplica um marcador escolhido por você. Depois, basta clicar no marcador, na coluna esquerda, para ver as mensagens que o contém – tanto aquelas que foram movidas como as que estão na caixa Entrada. Esse recurso funciona de forma análoga às pastas que existem em serviços com o Yahoo! Mail e em aplicativos como o Outlook.
5 - Crie filtros
Uma vez que você definiu marcadores para cada tipo de correspondência, é hora de automatizar a marcação criando filtros. Suponhamos que você queira que todas as mensagens do remetente João sejam marcadas com o rótulo Amigos. Abra uma mensagem dele, clique no botão Mais (acima das mensagens) e escolha Filtrar Mensagens Assim.
O Gmail mostra uma página onde aparece, ao alto, um formulário para você especificar critérios de pesquisa. Por padrão, ele coloca o endereço do remetente como critério. Se o objetivo for rotular as mensagens desse remetente, não é preciso fazer nada nessa página. Note que, abaixo, aparecem as mensagens que seriam selecionadas com o critério especificado (neste exemplo, devem ser as mensagens do tal João). Se alterar os critérios, clique no botão Pesquisa de Teste para atualizar a lista. Se tudo estiver certo, clique no botão Próxima Etapa.
Escolha, agora, que ações você quer que o filtro realize. No nosso exemplo, basta assinalar a opção Aplicar o Marcador e selecionar o marcador Amigos. Se quiser marcar as mensagens já recebidas, assinale a opção Aplicar este Filtro Também às Conversas Abaixo. Depois, é só clicar no botão Criar Filtro. Desse momento em diante, todas as mensagens do João receberão automaticamente o marcador Amigos. Note que os filtros podem fazer outras coisas úteis, como encaminhar a mensagem para outro endereço ou destacá-la com uma estrela.
Fonte: Exame.com
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